Whistleblowing

1. Che cos'è il Whistleblowing?

Il cosidetto è un sistema interno alla società di segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali, di violazioni dei modelli organizzativi aziendali, commessi nel contesto lavorativo.

La persona segnalante che nel contesto lavorativo e nel corso delle proprio attività sia venuta a conoscenza, in ragione del proprio ufficio o lavoro, della commissione di un illecito o di una violazione che lede l'interesse pubblico nazionale o che lede gli interssi della società privata per la quale presta lavoro, ha l'obbligo e la possibilità di farne segnalazione ad un apposito ufficio interno che potrà attivare ogni idoneo meccanismo di protezione dell'ente e della società

2. Chi può fare una segnalazione?

Il canale di segnalazione degli illeciti o violazione è a disposizione ed è utilizzabile da ogni lavoratore subordinato compresi tirocinanti e i volantori, ogni collaboratore della società sia esso lavoratore autonomo o professionista o consulente, dai soci e dagli azionisti, da ogni persona ch elavori nell'ambito della società con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentazionza.

3. A chi posso fare la segnalazione?

La segnalazione può essere fatta in forma scritta o in forma orale, utilizzando l'apposito canale interno predisposto dalla società, inviando una e-mail all'indirizzo whistleblowingglogisticsrl@gmail.com allegando all'email l'apposito modulo predisposto dalla società, oppure chiedendo la fissazione di un incontro diretto e riservato fissato entro un termine di 5 giorni lavorativi con l'ufficio interno dedicato.

La segnalazione può essere fatta all'esterno ad ANAC (Autorità Nazionale AntiCorruzione), in forma scritta ed utilizzando la piattaforma informatica, i sistemi di linee telefoniche o di messaggistica vocale, ovvero mediante incontro diretto, solo se : a) la Società non ha predisposto il canale di segnalazione interno; b) il segnalante ha già fatto una segnalazione e questa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi per temere che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato seguito oppure che si esporrebbe al rischio di estorsioni; d) il segnalante ritiene che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

4. Cosa posso / devo segnalare?

Questo canale di segnalazione è espressamente dedicato alla segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali o alle violazioni del modello organizzativo o del codice etico della società, che espongono a danno o pericolo gli interessi della collettività, gli interessi della società, i beni della società, l'attività stessa della società.

Il canale serve, dunque, alla segnalazione di reati o illeciti o violazioni commesse in ambito lavorativo a tutela della Società e dei soggetti che ne sono vittima. Non serve , invece, alla proposizione di reclami o contestazioni legati ad interesse di carattere personale del segnalante. Eventuali segnalazioni aventi caratteri personali saranno rivolte agli uffici competenti a trattarle.

Esempi:

• un dipendente segnala condotte mobbizzanti da parte del capo reparto; è questione personale, non si applica la procedura di whistleblowing quindi nel seguente procedimento disciplinare può rivelarsi il nome dell'incolpato anche senza il consenso del segnalante; pocihé la segnalazione è comunque grave sotto il profilo della violazione dell'etica;
• un dipendente segnala che il capo reparto gli ha ordinato di smaltire prodotti chimici potenzialmente inquinanti in un campo reytostante l'area dello stabilimento; è questione di interesse sia della società sia della collettività; si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è tutelato; la notizia va comunque portata a conoscenza dell'Autorità pubblica.

5. Chi si occupa della segnalazione interna?

La Società ha affidato la gestione del canale di segnalazione ad un ufficio interno, che provvede a ricevere le segnalazioni interne, gestirle e smistarle, dare loro seguito eseguendo ogni più opportuna attività di indagine interna finalizzata a verificarla, a dare riscontro a dette segnalazioni, a garantire la riservatezza del soggetto segnalante, aprestare tutela al soggetto segnalante da possibili ed eventuali ritorsioni, ad attivare presso la Società o fare attivare presso le Autorità competenti ogni ulteriore procedimento utile e necessario alla soluzione della segnalazione o alla trattazione dell'illecito.

6. Come viene gestita la mia segnalazione?

Entro 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, l'ufficio interno rilascia alla persona segnalante un "avviso di ricevimento della segnalazione". Entro i successivi 3 mesi l'ufficio tratta la segnalazione dando riscontro alla persona segnalante sul seguitp che verrà dato alla sengalazione ricevuta.

Durante la trattazione della segnalazione, l'uffico interno può attivare o mantenere interlocuzioni con la persona del segnalante e può chiedere precisazioni o ntegrazioni sulla segnalazione.

7. Come è tutelata la riservatezza del soggetto segnalante?

La tutela della riservatezza del segnalante è prestata nell'arco di tutto il procedimento e di tutti i procedimenti civili, penali o disciplinari conseguenti alla segnalazione. Consiste nel segreto sull'identità del segnalante, che è nota all'ufficio interno e che può essere comunicata solo alle persone competenti a ricevere e dare seguito alla segnalazione, salvi i casi di necessità di rilevare la generalità del segnalante o l'espresso consenso del segnalante.

Nel procedimento disciplinare interno, conseguente a segnalazione, l'identità del segnalante non può essere rivelata se l'addebito si fonda su accertamenti distintivi dalla sola segnalazione. Qualora tuttavia per la difesa del soggetto incolpato si anecessaria la consocenza dell'identità del segnalante, questa può essere rilevata solo con il suo consenso.

Nei casi in cui è necessario rivelare l'identità del segnalante, ne viene data motivata comunicazione scritta.

8. Posso fare una segnalazione anonima?

Le segnalazioni effettuate in forma anonima non sono considerata ai fini della tutela legale prevista. Anche se inviate in forma anonima potranno comunque essere integrate in un momento successivo. L'Ufficio interno gestirà comunque la segnalazione.

9. Cosa succede se qualcuno effettua una segnalazione falsa o calunniosa sulla mia persona?

La falsa segnalazione ed attribuzione di illeciti ad un soggetto che si sa essere non colpevole o che risulti falsa a seguito dell'indagine interna, non contente la tutela dell'identità del segnalante, anzi, comporta la comunicazione del segnalante in mala fede all'incolpato per la tutela personale in ogni opportuna sede e compertura di un procedimento disciplinare contro il soggetto segnalante.

10. Dove trovo altre informazioni sul canale, sul procedimento e sulle tutele?

Ogni ingormazione sul canale di segnalazione interna è reperibile in azienda sulle bacheche aziendali, nonchè sulle bacheche aziendali digitali e sul sito internet della Società.

11. Come sono trattati i miei dati personali?

I dati personali della persona segnalante sono trattati nel rispetto del codice della privacy e dei diritti garantiti dal regolamento europeo Reg. EU 679/2016. Tuttavia i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (accesso, rettifica, modifica, cancellazione, oblio, opposizione) non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio lavoro.

12. Come viene gestita e conservata la mia segnalazione?

Ogni segnalazione non può essere conservata oltre il tempo necessario alla sua trattazione ed a darle adeguato seguito. La srgnalazione, perciò, viene conservata in forma digitale o cartacea presso l'ufficio interno dedicato e viene conservata per tutto e solo il tempo necessario alla sua trattazione ed alla trattazione dei procedimenti che ne conseguono. La segnalazione viene archiviata previa minimizzazione dei dati per il tempo di 1 anno e, in ogni caso, cancellata dopo 1 anno dall'archiviazione.